

一、協(xié)調(diào)
活動(dòng)需要投入人力,在制定執(zhí)行方案時(shí),應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況,明確各自職責(zé),便于現(xiàn)場(chǎng)協(xié)調(diào)調(diào)度。
(一)工作人員。成立活動(dòng)的組織機(jī)構(gòu),明確各項(xiàng)工作小組及職責(zé),包括總協(xié)調(diào)、文案、執(zhí)行、現(xiàn)場(chǎng)、工程、安保、接待、禮儀等。合作單位、贊助單位的人員應(yīng)與各組人員無縫對(duì)接,避免信息脫節(jié)遺漏。
(二)嘉賓。對(duì)出席計(jì)劃要充分考慮,妥善安排議程、交通、住宿、餐飲等,參加活動(dòng)時(shí)由同級(jí)別領(lǐng)導(dǎo)陪同。
(三)主持人?;顒?dòng)的靈魂人物,開始前要進(jìn)行充分選擇,與活動(dòng)格調(diào)匹配,做好前期的溝通。
二、搭建
按照策劃設(shè)計(jì)方案,完成舞臺(tái)搭建、美陳布置,包括舞臺(tái)的燈光、音響設(shè)備、投影等,特別注意電力負(fù)荷及安全。在室外舉辦活動(dòng)要提前履行報(bào)批程序,注意天氣等不可控因素,制定相應(yīng)預(yù)案。搭建完成后要組織驗(yàn)收,對(duì)不符合項(xiàng)督促整改,以滿足活動(dòng)要求。
三、環(huán)境
活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)符合干凈、衛(wèi)生、整潔、無異味、標(biāo)識(shí)清晰的基本要求,讓參加活動(dòng)人員便于通過指示到達(dá)現(xiàn)場(chǎng),有地下車庫區(qū)域的也應(yīng)做好相應(yīng)標(biāo)識(shí)。通過現(xiàn)場(chǎng)布置及音樂烘托,營(yíng)造良好的活動(dòng)氛圍。
四、安全
活動(dòng)組織方要根據(jù)情況報(bào)備當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)、配置醫(yī)療資源,確保人員安全、舞臺(tái)及設(shè)備安全、消防安全、治安安全。對(duì)于突發(fā)事件現(xiàn)場(chǎng)負(fù)責(zé)人應(yīng)啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案,第一時(shí)間快速解決,將負(fù)面影響控制在最小范圍。
五、物料
建立物料清單,與各責(zé)任人一一對(duì)應(yīng),按時(shí)間、按數(shù)量、按標(biāo)準(zhǔn)到位,做到不漏項(xiàng),包括現(xiàn)場(chǎng)物料如展示版、道具、屏風(fēng)、一米欄等,活動(dòng)物料如宣傳資料、參會(huì)證、紙筆、獎(jiǎng)牌獎(jiǎng)杯、隨手禮等。配置時(shí)應(yīng)留有一定的余量,以便臨時(shí)急需。
六、流程
彩排演練是決定活動(dòng)成敗的重要因素。彩排過程中,所有工作人員應(yīng)對(duì)照各自的任務(wù)職責(zé),按正常流程進(jìn)行,優(yōu)化不足之處。活動(dòng)執(zhí)行過程中,按計(jì)劃時(shí)間推進(jìn),配合默契、流暢無阻、一氣呵成。
七、宣傳
活動(dòng)籌備階段,文案團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)將新聞通稿、微信推文提前準(zhǔn)備,現(xiàn)場(chǎng)安排攝影和錄像人員,根據(jù)需求安排直播,結(jié)束后及時(shí)推文,請(qǐng)媒體單位報(bào)道的需跟蹤落實(shí)情況。
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文章摘要
一場(chǎng)活動(dòng)的成功,離不開銜接緊密、有條不紊的現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行,辦公室人員注意掌握以下7個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)。