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活動前的細節(jié)管理

發(fā)布日期:2022-12-13

文章摘要

  下面這些問題有助于構(gòu)建活動愿景、確定出客戶心中的重點、并針對制訂預(yù)算提供指導(dǎo)。一些支出項目雖然貌似無關(guān)緊要,但是如果在活動策劃的初始階段沒有計入預(yù)算,就會迅速給總...

  下面這些問題有助于構(gòu)建活動愿景、確定出客戶心中的重點、并針對制訂預(yù)算提供指導(dǎo)。一些支出項目雖然貌似無關(guān)緊要,但是如果在活動策劃的初始階段沒有計入預(yù)算,就會迅速給總預(yù)算增加幾千甚至幾十萬元的意外支出,例如大規(guī)模安裝時涉及到的工人成本。

  拓源設(shè)計的問卷調(diào)查打開了與客戶溝通的渠道,它將幫助你制定決策、確定活動的重要元素,并找到符合活動預(yù)算的方案。

  一、活動日期

  活動在哪一年舉辦?
計劃在什么季節(jié)舉辦活動?
進行活動策劃的期限是多久?
計劃把活動定在星期幾?
活動最好在幾點鐘開始?
活動的季節(jié)、月份、日期、時間是否會對客人出席活動有影響?
 

  二、貴賓

  活動中邀請了哪些貴賓?(這可能會增加豪華套間、豪華轎車等項目的費用,必須將其計入預(yù)算。
 

  三、受邀客人

  預(yù)計有多少客人參加活動?
是否允許客人攜帶一位伙伴?
受邀客人在什么年齡段?
受邀客人中是否有兒童?
客人是否有特殊需求,例如需要使用殘障設(shè)施?
受邀客人是否住在外地?
是否需要招待外地客人并將款待他們的時間在活動前后分別延長?
 

  四、請柬

  請柬款式不限,還是想使用某些特別的款式?
 

  五、活動

  舉辦活動的地點在哪里?
活動是室內(nèi)還是室外?
是正式活動、休閑活動還是節(jié)慶活動?
客人的著裝。
活動地點與客人住宅的距離。
 

  六、布置

  客人到達活動會場時,對會場的第一印象如何?隨著活動的進行,是否會有任何變動?
 

  七、音樂

  選擇什么音樂作為迎賓曲?什么音樂作為活動中的伴奏樂?(這樣可以確定對活動空間的要求,例如,是否需要留出樂隊的位置等)
 

  八、燈光照明

  燈光應(yīng)該營造什么氛圍?
房間里應(yīng)該洋溢著什么氣氛?
舞臺采用何種照明方式?
 

  九、迎賓

  采取何種迎賓方式?客人前往活動會場的方式是自行前往還是派車去接?客人是乘坐豪華轎車還是其他交通工具?
 

  十、攝影

  攝影、攝像、網(wǎng)上直播是否夠?qū)I(yè)?
由誰負(fù)責(zé)攝影、攝像、網(wǎng)上直播的工作?
攝像的背景是什么?
 

  十一、活動流程

  活動中最重要的因素是什么?
活動如何展開?
活動持續(xù)的時間是多久?
 

  十二、活動房間的要求

  房間如何布置?
活動是否不需要客人就座,僅需個別作為以備不時之需?
活動是否需要準(zhǔn)備桌椅,安排客人就座?
如果要提供晚餐,是讓客人隨意就座,還是為客人安排固定座位?
用餐是傳統(tǒng)式還是自助式?需要服務(wù)生上菜還是自己去取?
是在房間內(nèi)配備吧臺,還是由服務(wù)生送酒水?
是否需要上臺進行講話、演奏、主持或娛樂?
是否安排了跳舞?
是否需要視聽設(shè)備,例如背投、等離子電視等?這些設(shè)備是否會影響對房間大小的要求?
 

  十三、視聽設(shè)備

  是否有人發(fā)言?
是否需要講臺或話筒?
在視聽方面是否有任何要求?
 

  十四、餐飲

  活動中提供哪類酒水?
吧臺的酒水是免費還是自費?
活動中提供哪種類型的食物?
 

  十五、活動散場

  在活動結(jié)束時是否要安排插放特定旋律的樂曲或盛大的閉幕式?
 

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