“流程長，細節(jié)多，永遠都不能說結(jié)束......”干過會議及活動的人都知道，這是 一個經(jīng)驗值不斷被刷新的行業(yè)。
如何策劃并執(zhí)行一場優(yōu)秀的會議活動顯得極其重要，一個優(yōu)秀的會議活動包含了以下幾點：會議內(nèi)容精彩、會議目的實現(xiàn)、主辦方及參會者滿意、與會者愿意分享、媒體關(guān)注度高、承辦者未出差錯、會議IP美譽度高、傳播范圍廣。總結(jié)的來說，優(yōu)秀的會議不但要有好的策劃還要有好的執(zhí)行。
【會議活動策劃方面“3W”參考】
一、為什么要開會？
這是著重解決一個會議活動的主辦方需求的問題。如今，活動不僅僅是為辦活動而辦活動，不同的活動類型不同的活動目的：
① 發(fā)布會：展示產(chǎn)品發(fā)布信息，提升企業(yè)自身實力；
② 經(jīng)銷商年會：向經(jīng)銷商展示企業(yè)實力，提振經(jīng)銷商信心，獎勵 優(yōu)秀經(jīng)銷商，鼓舞經(jīng)銷商士氣；
③ 企業(yè)內(nèi)部年會：加深員工對企業(yè)的感情，增進員工之間的溝通 和交流增強員工之間的團隊協(xié)作意識，創(chuàng)造企業(yè)內(nèi)積極向上的 工作氛圍；
④ 開業(yè)慶典：宣傳企業(yè)的知名度和美譽度，借助開業(yè)慶典獲得一 個良好的開端。
二、怎么才能辦好這場會？
這里著重解決會議活動的主辦方與參會者的體驗問題：一個易于傳播的主題、雙方都有收獲的內(nèi)容、令人印象深刻的創(chuàng)意、恰到好處的流程，所有這些都是讓與會者有好的體驗，才能回味無窮，津津樂道，自發(fā)傳播！
三、我們要為這塊會議活動做什么？
這里著重解決會議活動的執(zhí)行方最終呈現(xiàn)的效果及形式問題：
會場選址（預(yù)算、交通、硬件設(shè)施、服務(wù)水平、品牌匹配度等思考）
來賓接待（嘉賓邀請、發(fā)言準備、參與流程的溝通、起居接送、參 會提醒、座席安排、禮品準備的提前考慮）、氛圍營造（沿途外圍效果、舞美效果、前廳展示效果、簽到效果、 來賓互動裝置、留影區(qū)效果、服務(wù)人員安排等方案）
后勤保障（消防預(yù)案、醫(yī)療預(yù)案、安保預(yù)案、突發(fā)事件預(yù)案、天氣預(yù) 案、交通預(yù)案、就餐預(yù)案、流程特殊情況預(yù)案等風險管理）
傳播推廣（事前預(yù)熱、事中采訪互動、視頻及圖文直播、事后曝光 長尾傳播等的媒體安排、流量采購等方案）。
【會議活動執(zhí)行方面】
一個好的會議及活動里統(tǒng)籌者是成功執(zhí)行的核心，負責組建好一個優(yōu)秀的執(zhí)行團隊并安排找到符合預(yù)算要求的靠譜的供應(yīng)商。統(tǒng)籌者需在任何時候都不能忘記與客戶多做溝通，不當甩手掌柜，不把成功的所有希望押寶在他人身上，事無巨細，必須在團隊內(nèi)責任到人，盯到細節(jié)。
執(zhí)行的關(guān)鍵點：
①抓大放?。核械腻\上添花，是來自于平常的準備，現(xiàn)場進行中不要 臨場發(fā)揮。各種情況要抓大放小，穩(wěn)定優(yōu)先，解決關(guān)鍵問 題，次要問題如果有精力再處理。
②風險管理：靈活應(yīng)對各種潛在的風險，在前期，拆解各個環(huán)節(jié)，分析 關(guān)鍵要素，做預(yù)備方案，不斷演練，將問題重現(xiàn)，場景化， 然后設(shè)計解決方案，把風險降到最低。
最后，希望承辦方能將所有的執(zhí)行細節(jié)標準化，根據(jù)團隊的特點打造屬于自已的標準化執(zhí)行手冊，不要只依靠個體的能力；找到好的策劃和執(zhí)行工具，爭取事半功倍！
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文章摘要
辦好一場會議活動， 不比指揮一場登陸戰(zhàn)役來得輕松