拓源認(rèn)為 隨著文化市場(chǎng)的逐步繁榮，以及營銷、公關(guān)等市場(chǎng)手段的不斷豐富和創(chuàng)新，以舉辦大型活動(dòng)為形式的營銷措施越來越多的被企業(yè)運(yùn)用，處于市場(chǎng)前沿的媒體也不例外，舉辦主題活動(dòng)已成為各家報(bào)刊社甚至新聞網(wǎng)站擴(kuò)大品牌影響力，增加廣告收入，培養(yǎng)忠實(shí)讀者，提升競爭力的有力手段。在這些大型活動(dòng)的背后，很多組織者和承辦方苦于經(jīng)驗(yàn)和管理上的不足，造成超強(qiáng)的體力和腦力壓力以及各種突發(fā)事件帶來的財(cái)務(wù)預(yù)算超支和經(jīng)濟(jì)損失。筆者作為大賽總調(diào)度，有幸參加了整個(gè)活動(dòng)的策劃和組織，并具體負(fù)責(zé)全部活動(dòng)的后勤保障和現(xiàn)場(chǎng)調(diào)度，對(duì)媒體大型活動(dòng)的組織有了一點(diǎn)膚淺的認(rèn)識(shí)，下面結(jié)合自己在時(shí)尚文化節(jié)活動(dòng)中的工作經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，簡要談?wù)劽襟w大型活動(dòng)組織和管理的一些具體方法和技巧。
一、前期計(jì)劃
根據(jù)項(xiàng)目管理學(xué)的理論，大型活動(dòng)是一項(xiàng)有目的、有計(jì)劃、有步驟地組織眾多人參與的社會(huì)協(xié)調(diào)活動(dòng)。具有鮮明的目的性、周密的計(jì)劃性、廣泛的社會(huì)傳播性、嚴(yán)密的操作性和經(jīng)濟(jì)社會(huì)效益性。
要保證大型活動(dòng)的完美實(shí)施，前期周密的計(jì)劃是不可或缺的重要保證。新報(bào)社在舉辦時(shí)尚文化節(jié)前，對(duì)整個(gè)活動(dòng)的計(jì)劃進(jìn)行了反反復(fù)復(fù)的論證，大到活動(dòng)經(jīng)費(fèi)的籌集，小到舞臺(tái)裝修需要多少盒圖釘都進(jìn)行了仔細(xì)的研究，最終確立了一個(gè)完備的策劃案。當(dāng)初有很多同志認(rèn)為反復(fù)的論證有些多余，認(rèn)為是紙上談兵，應(yīng)該邊著手邊完善，不要在冗長的會(huì)議中浪費(fèi)時(shí)間和空談?，F(xiàn)在看來，歷時(shí)10天，演出上百場(chǎng)次，觀眾多達(dá)數(shù)萬人的時(shí)尚文化節(jié)圓滿舉辦，沒有出現(xiàn)任何意外情況，正是得益于前期充分的計(jì)劃和準(zhǔn)備。而具體來說，在活動(dòng)策劃之初，以下幾點(diǎn)需要重點(diǎn)考慮：
1、提出活動(dòng)設(shè)想，明確活動(dòng)性質(zhì)、目的和任務(wù)。
2、根據(jù)活動(dòng)的設(shè)想，提出活動(dòng)的初步計(jì)劃，初步擬定活動(dòng)的內(nèi)容、規(guī)模大小，初步確定活動(dòng)的地點(diǎn)和參加人數(shù)。
3、根據(jù)初步活動(dòng)的計(jì)劃選擇活動(dòng)的地點(diǎn)，并根據(jù)場(chǎng)所現(xiàn)實(shí)條件，決定場(chǎng)所布置。
4、根據(jù)初步活動(dòng)計(jì)劃，初步確定參加活動(dòng)的人選及選擇方法。
5、考慮所需輔助人員的人數(shù)及來源。
6、在確定以上各項(xiàng)內(nèi)容之后，根據(jù)活動(dòng)場(chǎng)所布置要求、活動(dòng)內(nèi)容的安排、活動(dòng)規(guī)模的大小、活動(dòng)時(shí)間的長短和參與活動(dòng)人數(shù)的多寡，作出較為詳盡的活動(dòng)經(jīng)費(fèi)預(yù)算。
7、對(duì)初步活動(dòng)的計(jì)劃方案進(jìn)行充分論證、修改，制定出最終的活動(dòng)方案和活動(dòng)計(jì)劃，寫出活動(dòng)計(jì)劃書。計(jì)劃書的內(nèi)容具體包括：活動(dòng)的性質(zhì)、目的和任務(wù)，活動(dòng)規(guī)模大小和參與活動(dòng)的人數(shù)，活動(dòng)的舉辦日期、內(nèi)容、時(shí)間和程序的安排，活動(dòng)的地點(diǎn)和現(xiàn)場(chǎng)布置，活動(dòng)的后勤輔助人員計(jì)劃選擇及安排，活動(dòng)主持人選、禮儀，活動(dòng)經(jīng)費(fèi)預(yù)算及分配，活動(dòng)的交通及食宿安排等。
二、活動(dòng)籌備
大型活動(dòng)的舉辦涉及面廣，需要準(zhǔn)備的物資和事項(xiàng)繁多，活動(dòng)的籌備工作難度大，是整個(gè)活動(dòng)成功與否的一大關(guān)鍵。“首屆貴州時(shí)尚文化節(jié)”的核心內(nèi)容是16個(gè)項(xiàng)目的時(shí)尚大賽和一臺(tái)時(shí)尚文藝晚會(huì)，其中16個(gè)項(xiàng)目賽對(duì)場(chǎng)地、道具以及燈光音響的要求各有不同，很多項(xiàng)目的比賽如攀巖、網(wǎng)球、自行車攀爬等還要求專業(yè)的場(chǎng)地和道具，為此，整個(gè)活動(dòng)的籌備工作牽涉面非常廣，需要聯(lián)系和準(zhǔn)備的事項(xiàng)非常多?？紤]到自身經(jīng)驗(yàn)不足，我們前期籌備工作適當(dāng)放寬了時(shí)限，花了近1個(gè)月時(shí)間去聯(lián)系場(chǎng)館、準(zhǔn)備道具、聘請(qǐng)禮儀和制作舞臺(tái)背景。事后總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，將活動(dòng)籌備的重點(diǎn)事項(xiàng)和程序進(jìn)行了歸納，以便以后按圖索驥，有備無患：
(一)、辦理審批手續(xù)
這是很多媒體活動(dòng)組織者容易忽視的問題，我們舉辦時(shí)尚大賽開始也沒有考慮到活動(dòng)需要有關(guān)部門的審批，一度被相關(guān)部門問責(zé)，差點(diǎn)陷入僵局，所幸報(bào)社總編輯及時(shí)出面干預(yù)，危機(jī)公關(guān)，才得以順利開展。
根據(jù)《中華人民共和國行政許可法》規(guī)定，公民、法人或者其他組織從事特定活動(dòng)，依法需要取得行政許可的，應(yīng)當(dāng)向行政機(jī)關(guān)提出申請(qǐng)，待取得相關(guān)部門批準(zhǔn)后方可實(shí)施。對(duì)于媒體舉辦的常見大型活動(dòng)，需要報(bào)批的主要有文化廳(局)、體育局、公安、消防和環(huán)衛(wèi)四個(gè)部門，其他的申報(bào)行政機(jī)關(guān)也有可能出現(xiàn)，但通常機(jī)會(huì)比較少。具體來說，在辦理活動(dòng)審批手續(xù)過程中，特別要注意的是需要準(zhǔn)備活動(dòng)場(chǎng)所的平面示意圖以及《活動(dòng)安全保衛(wèi)工作方案》。根據(jù)經(jīng)驗(yàn)，我們?cè)谂e辦活動(dòng)之前一定要多方考慮，多方咨詢，特別是活動(dòng)中有特殊內(nèi)容時(shí)一定要預(yù)先征得相關(guān)部門的同意，以免出現(xiàn)不必要的麻煩。
(二)、聯(lián)系場(chǎng)地，確定合作方，簽訂相關(guān)合同。
媒體舉辦大型文體活動(dòng)，不可能什么東西都由自己親力親為，活動(dòng)要上檔次上標(biāo)準(zhǔn)，我們還得和專業(yè)的項(xiàng)目運(yùn)作方進(jìn)行合作?；顒?dòng)籌備期間，我們必須多方比較，確定合適的場(chǎng)館，選擇專業(yè)的廣告制作、舞臺(tái)搭建、燈光音響、慶典禮儀等合作公司，要求他們按要求準(zhǔn)備活動(dòng)的方方面面。這里需要說明的是，為了保證活動(dòng)的順利開展，并依法維護(hù)各方的正當(dāng)權(quán)益，我們?cè)诼?lián)系相關(guān)事項(xiàng)時(shí)一定要簽訂合同，約定各自的責(zé)、權(quán)、利。
(三)、準(zhǔn)備活動(dòng)物資
大型活動(dòng)需要的物資很多，大到交通工具，小到嘉賓禮花，都需要在活動(dòng)籌備期間準(zhǔn)備妥當(dāng)。“貴州首屆時(shí)尚文化節(jié)”專門成立一個(gè)活動(dòng)籌備組，負(fù)責(zé)相關(guān)事項(xiàng)的準(zhǔn)備，籌備組反復(fù)的討論，仔細(xì)分析了活動(dòng)的每一個(gè)環(huán)節(jié)，對(duì)活動(dòng)需要的物資一一登記，最后落實(shí)專人進(jìn)行租賃和購買。需要注意的是，一些專用物資比如刻上大賽名稱的獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯等需要專門定制，一定要提前準(zhǔn)備，并仔細(xì)驗(yàn)收，不要臨到場(chǎng)拿不出東西或者出現(xiàn)差數(shù)、東西損壞、名稱錯(cuò)誤，就會(huì)為整個(gè)活動(dòng)帶來極壞的影響。“時(shí)尚文化節(jié)頒獎(jiǎng)文藝晚會(huì)”就差點(diǎn)犯了一個(gè)這樣的錯(cuò)誤，由于負(fù)責(zé)準(zhǔn)備獎(jiǎng)杯的同志工作疏忽，沒有對(duì)所有的獎(jiǎng)杯進(jìn)行檢查，差點(diǎn)將其中一個(gè)損壞的獎(jiǎng)杯拿上頒獎(jiǎng)臺(tái)。所幸在頒獎(jiǎng)開始前筆者及時(shí)發(fā)現(xiàn)并備有替用，才沒有當(dāng)眾出丑。
(四)、擬定活動(dòng)實(shí)施計(jì)劃。
凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢?；顒?dòng)實(shí)施計(jì)劃是有效協(xié)調(diào)各項(xiàng)工作、推動(dòng)各項(xiàng)工作順利進(jìn)行的重要工具，是項(xiàng)目管理活動(dòng)的首要環(huán)節(jié)。抓住這個(gè)環(huán)節(jié)，就可以提挈全局。活動(dòng)實(shí)施計(jì)劃主要包括以下幾項(xiàng)內(nèi)容：
1、實(shí)施方案。是為了活動(dòng)項(xiàng)目最終實(shí)現(xiàn)而制定的實(shí)施方案，要說明以什么方法組織實(shí)施活動(dòng)，需要做什么樣的工作，如何利用各方面資源達(dá)到最佳效果等。
2、 人員組織計(jì)劃。主要表明各子項(xiàng)目中的各項(xiàng)工作由誰來負(fù)責(zé)，以及相互關(guān)系。可以采用框圖式構(gòu)架，各項(xiàng)工作、負(fù)責(zé)人、具體情況等內(nèi)容都集中在一起，制作一個(gè)人員組織計(jì)劃表，讓工作人員一目了然。
3、 活動(dòng)進(jìn)度計(jì)劃。根據(jù)活動(dòng)的正式開始時(shí)間，對(duì)各項(xiàng)任務(wù)列定工作進(jìn)程計(jì)劃。
4、 財(cái)務(wù)預(yù)算計(jì)劃。詳細(xì)列出活動(dòng)實(shí)施過程中的各項(xiàng)費(fèi)用預(yù)算。
5、 物資管理計(jì)劃。因?yàn)樵诿看位顒?dòng)過程中都會(huì)產(chǎn)生很多的相關(guān)文件、檔案或者專用物品，這些文件檔案在整個(gè)活動(dòng)過程中的作用非常關(guān)鍵，可以說是活動(dòng)賴以開展的前提條件。所以對(duì)于文件和檔案的管理在活動(dòng)籌備前期就要安排妥當(dāng)，最好安排專人負(fù)責(zé)。
6、通訊聯(lián)絡(luò)計(jì)劃。由于很多大型活動(dòng)都有小的分場(chǎng)地，各地項(xiàng)目之間的及時(shí)通訊和聯(lián)絡(luò)對(duì)于整個(gè)活動(dòng)的完美開展相當(dāng)重要。本次時(shí)尚文化節(jié)共有16個(gè)分項(xiàng)目，每個(gè)項(xiàng)目都有一個(gè)具體責(zé)任人，為方便聯(lián)絡(luò)，籌備組專門準(zhǔn)備了一套步話器，在項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和總調(diào)度間建立了專線聯(lián)系。
7、 應(yīng)急計(jì)劃。大型活動(dòng)一般都具有籌備時(shí)間長、涉及人員多等特點(diǎn)，在這個(gè)過程中難以保證每個(gè)人都不出問題、每件事情都進(jìn)展順利。所以，一份相對(duì)嚴(yán)密的應(yīng)急計(jì)劃還是不能少的。
三、活動(dòng)實(shí)施
活動(dòng)的實(shí)施階段是整個(gè)活動(dòng)過程中最重要的部分，活動(dòng)的成敗就在此。為了提高活動(dòng)實(shí)施階段的管理效率，我們建議實(shí)施程序化管理，樹立一種科學(xué)的管理意識(shí)，才能對(duì)整個(gè)大型活動(dòng)進(jìn)行有效控制。
(一)、活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行管理需要注意的問題
1、活動(dòng)前期準(zhǔn)備不足造成的現(xiàn)場(chǎng)事物的漏缺。在時(shí)尚文化節(jié)cosplay比賽中，由于前期準(zhǔn)備不足，裁判打分的簽字筆用完后沒有跟上，一度停頓了幾分鐘，為整個(gè)比賽留下了遺憾。
2、活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)分工不明確導(dǎo)致管理混亂。本次文化節(jié)在貴陽中天花園進(jìn)行，有兩個(gè)車輛入口，由于分工不明，導(dǎo)致其中一個(gè)入口的嘉賓車輛沒有專門的保安人員引導(dǎo)，成為活動(dòng)組織的一個(gè)深刻教訓(xùn)。
3、對(duì)現(xiàn)場(chǎng)突發(fā)事件的處理缺乏一定的準(zhǔn)備和技巧。在陀螺比賽中，一些參賽隊(duì)員私自拿走了比賽專用陀螺，導(dǎo)致決賽時(shí)道具不夠，而項(xiàng)目負(fù)責(zé)人沒有處理經(jīng)驗(yàn)，一度造成混亂。
(二)、現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行管理
由于活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的參與人員數(shù)量大、事物繁雜，所以如何控制好現(xiàn)場(chǎng)的各項(xiàng)工作，保證活動(dòng)的順利進(jìn)行，對(duì)于活動(dòng)的管理者來說也是一個(gè)極大的挑戰(zhàn)。為了提高活動(dòng)實(shí)施階段的管理效率，在此次時(shí)尚文化節(jié)中，我們實(shí)施了操作程序管理，根據(jù)活動(dòng)參與者的角色來分配管理工作，分工明確、各負(fù)其責(zé)。即根據(jù)參與活動(dòng)者的不同身份把現(xiàn)場(chǎng)的管理任務(wù)分為若干方面，安排專人負(fù)責(zé)每一參與角色群體的相關(guān)事務(wù)，最后由項(xiàng)目總調(diào)度來統(tǒng)一管理各個(gè)方面的負(fù)責(zé)人，協(xié)調(diào)和控制整個(gè)現(xiàn)場(chǎng)工作。
1、確定管理主體
就是對(duì)參與活動(dòng)的全體人員進(jìn)行科學(xué)的群體角色劃分，這也是實(shí)施操作活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)工作的基礎(chǔ)，我們?cè)诮巧珓澐值倪^程中既要注意角色的獨(dú)立性，又要注意角色所內(nèi)含工作的系統(tǒng)性和聯(lián)系性。
?、倩顒?dòng)的組織單位：主要包括活動(dòng)的主辦方、承辦方、協(xié)辦方等參與活動(dòng)整體策劃和運(yùn)作的單位和個(gè)人。不管是在程序上，還是事件的實(shí)際處理過程中，活動(dòng)的組織各方都需要很緊密的合作與聯(lián)系，對(duì)于他們的管理和協(xié)調(diào)亦非常重要。
?、趫?chǎng)館單位：主要是指場(chǎng)地的所有者或管理者。本次文化節(jié)分別在中天花園、省軍體校和省委大禮堂三個(gè)地方舉辦，我們?yōu)槊恳粋€(gè)城管單位都指定了一個(gè)固定聯(lián)系人，負(fù)責(zé)道具提供、保安配合、車輛停放安排等協(xié)調(diào)工作，他們?cè)谡麄€(gè)活動(dòng)的進(jìn)程中充分扮演著活動(dòng)實(shí)際操作過程中的把關(guān)和配合角色。
?、垩輪T、主持和選手：這方面主要包括參與活動(dòng)的演員、主持人、參賽的選手、參加討論的發(fā)言人等活動(dòng)的表現(xiàn)主體人員，需要專門的工作人員與其對(duì)接和服務(wù)，主要包括安排化妝間、排定上臺(tái)順序和候演等。
?、芪枧_(tái)、燈光、音響：主要包括舞臺(tái)的搭建、燈光的安裝、音響的調(diào)試等幾個(gè)方面的工作人員。這些都屬于活動(dòng)的基礎(chǔ)設(shè)備，而且具有很強(qiáng)的聯(lián)系性，所以把對(duì)他們的管理專門劃為一方面。
?、菁钨e、觀眾：主要包括到場(chǎng)的領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓、評(píng)委、觀眾等幾方面的人員。對(duì)于某些大型的活動(dòng)，因?yàn)閰⑴c嘉賓人數(shù)眾多，且與之相關(guān)的活動(dòng)頻繁時(shí)，也可以把嘉賓和觀眾方分開進(jìn)行管理。
?、廾襟w記者：主要包括活動(dòng)邀請(qǐng)的媒體和主動(dòng)前來采訪的媒體。2、確定工作職能
為每一個(gè)角色群體指定責(zé)任人，負(fù)責(zé)各種服務(wù)工作，具體的職能有：
?、俦O(jiān)督和控制各種角色參與人員的到場(chǎng)和準(zhǔn)備情況。例如舞臺(tái)燈光音響是否已經(jīng)安裝和調(diào)試完畢，為領(lǐng)導(dǎo)嘉賓準(zhǔn)備的筆、紙、水、名牌等是否齊備，演員是否到齊，媒體記者是否已安排妥當(dāng)?shù)?
?、谪?fù)責(zé)各角色人員之間的信息溝通。參與活動(dòng)的各個(gè)方面都需要互相配合，各角色管理人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)傳達(dá)他們之間的信息和各種配合要求;
③負(fù)責(zé)解決各角色群體提出的各種要求和出現(xiàn)的各種問題;
?、芗皶r(shí)向項(xiàng)目負(fù)責(zé)人報(bào)告工作進(jìn)展情況;
⑤現(xiàn)場(chǎng)出現(xiàn)的其他相關(guān)事務(wù)。
(三)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人制
大型活動(dòng)中，工作人員和參與人員都保持著高度的緊張，如果每個(gè)人都去“指手畫腳”，那么場(chǎng)面一定會(huì)非常的亂，只有大家都固定的聽從一個(gè)人的統(tǒng)一安排，互相配合，才能保證各項(xiàng)工作有條不紊的開展。本次時(shí)尚文化節(jié)持續(xù)時(shí)間長、分項(xiàng)目多、場(chǎng)館分散、觀眾較多，管理難度很大，經(jīng)過精心策劃，我們推出了“項(xiàng)目負(fù)責(zé)人制”，有效保證了整個(gè)活動(dòng)的順利開展。
具體操作中，我們?yōu)?6個(gè)分項(xiàng)目各自指定一個(gè)項(xiàng)目責(zé)任人，具體負(fù)責(zé)每一個(gè)分項(xiàng)目的管理工作，包括賽程設(shè)置、選手組織、場(chǎng)館租賃、裁判聘請(qǐng)、食宿安排、醫(yī)療救護(hù)等等相關(guān)工作?；顒?dòng)中，現(xiàn)場(chǎng)管理必須只能由其一人統(tǒng)一管理，而出現(xiàn)各分項(xiàng)目負(fù)責(zé)人不能處理或者需要其他項(xiàng)目組配合處理的情況，則可以告知項(xiàng)目總監(jiān)，由項(xiàng)目總監(jiān)和現(xiàn)場(chǎng)總調(diào)度統(tǒng)一調(diào)配，協(xié)作各分項(xiàng)目負(fù)責(zé)人處理。
四、活動(dòng)的完結(jié)
這是每次活動(dòng)的主辦方最容易疏忽的地方，往往活動(dòng)開始前風(fēng)風(fēng)火火，活動(dòng)進(jìn)行中緊緊張張，可是到了活動(dòng)結(jié)束之后，大家都有“終于可以松一口氣”的懈怠。每到這個(gè)時(shí)候，從負(fù)責(zé)人到工作人員都會(huì)有種事情終于完結(jié)的錯(cuò)覺，有些工作人員甚至?xí)陀^眾一起一走了之，完全忘了還有收尾工作要做，出現(xiàn)丟失物品的現(xiàn)象。
為保證活動(dòng)順利收尾，防止物品丟失，也為我們的辛苦劃上一個(gè)完美的句號(hào)，在活動(dòng)開始之前一定要把收尾工作安排妥當(dāng)，分配到人，責(zé)任明確。“貴州首屆時(shí)尚文化節(jié)”中，我們專門安排了善后工作組，并為每一個(gè)工作人員指定了工作范圍，明確了工作要求。由于實(shí)現(xiàn)考慮周全，安排得到，每一個(gè)大賽項(xiàng)目完成后，善后工作組都迅速疏散人群，清掃現(xiàn)場(chǎng)，為場(chǎng)館提供方和廣大群眾留下了較好的印象。
而具體的善后工作，我們可以按照以下程序操作：
1、人員疏散(交通，食宿)。
2、現(xiàn)場(chǎng)處理(拆除，清掃等)。
3、后勤服務(wù)人員遣散。
4、費(fèi)用結(jié)算。
5、撰寫活動(dòng)總結(jié)。包括活動(dòng)所達(dá)到的目的及完成情況、活動(dòng)的簡要過程、活動(dòng)的主要成績和經(jīng)驗(yàn)、活動(dòng)中存在的問題及改進(jìn)意見、活動(dòng)經(jīng)費(fèi)的結(jié)算報(bào)告等等。
文章摘要
拓源認(rèn)為隨著文化市場(chǎng)的逐步繁榮，以及營銷、公關(guān)等市場(chǎng)手段的不斷豐富和創(chuàng)新，以舉辦大型活動(dòng)為形式的營銷措施越來越多的被企業(yè)運(yùn)用，處于市場(chǎng)前沿的媒體也不例外，舉辦主題...