由于活動現(xiàn)場的參與人員數(shù)量大、事物繁雜，如何控制好現(xiàn)場的各項工作，保證活動的順利進(jìn)行，對于活動的管理者來說是一個極大的挑戰(zhàn)。為了提高活動實(shí)施階段的管理效率，應(yīng)該實(shí)施操作程序的管理。程序化管理是一種科學(xué)的管理意識，只有程序化實(shí)施，才能有標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化管理，因而實(shí)施設(shè)計，重要的是設(shè)計出操作的規(guī)范程序。
根據(jù)活動的主要參與成員的不同身份大致可以分為六類，即：活動組織方、場館方、演員/主持/選手等、舞臺/燈光/音響制作方、嘉賓/觀眾方和媒體記者方?？梢愿鶕?jù)活動參與者的角色來分配管理工作，分工明確、各負(fù)其責(zé)。把這種管理暫時稱為“角色管理”。即：根據(jù)參與活動者的不同身份把現(xiàn)場的管理任務(wù)分為若干方面，每一參與角色群體的相關(guān)事務(wù)為一方面的管理任務(wù)，再分別安排專人來負(fù)責(zé)每一方面的相關(guān)事務(wù)，最后有項目負(fù)責(zé)人來統(tǒng)一管理各個方面的負(fù)責(zé)人，協(xié)調(diào)和控制整個現(xiàn)場工作。
角色管理的前提是對參與活動的全體人員進(jìn)行科學(xué)的角色劃分，這也是實(shí)施操作活動現(xiàn)場工作的基礎(chǔ)。在角色劃分的過程中既要注意角色的獨(dú)立性，又要注意角色所內(nèi)含工作的系統(tǒng)性和聯(lián)系性。因為角色劃分的最終目的就是為了使工作分工明確，易于操作。例如對一場具有表演內(nèi)容的新聞發(fā)布會或時裝發(fā)布會，在舞臺方面會涉及到音響、燈光和舞美；而在表演方面又會涉及到主持人、演員和道具。要想保證演出的順利進(jìn)行，舞臺方必須充分配合演員的各方面需要，而演員方也一定要了解舞臺方的各種要求。他們之間的聯(lián)系不用說是非常的密切，照理說安排一個人來全權(quán)負(fù)責(zé)是再好不過了，但是因為各方的事務(wù)都非常的多，如果一個人來處理未免會顯得心有余而力不足；而且兩方的人員又有明顯的系統(tǒng)屬性，所以還是把兩方的管理分開的比較好。當(dāng)然，這時雙方負(fù)責(zé)人的溝通就會顯得很重要了。但是如果是一場小型的演出，也許一個人來管理兩方面的事也會游刃有余的。
①活動的組織方：主要包括活動的主辦方、承辦方、協(xié)辦方等參與活動整體策劃和運(yùn)作的單位和個人。不管是在程序上，還是事件的實(shí)際處理過程中，活動的組織各方都需要很緊密的合作與聯(lián)系，對于他們的管理和協(xié)調(diào)亦非常重要。
②場館方：主要是指場地的所有者或管理者。例如在體育館舉行演唱會時的體育館方，在社區(qū)舉辦活動時的社區(qū)街道辦或者物業(yè)等。他們在整個活動的進(jìn)程中充分扮演著活動實(shí)際操作過程中的把關(guān)和配合角色。
③演員/主持/選手方：這方面主要包括參與活動的演員、主持人、參賽的選手、參加討論的發(fā)言人等活動的表現(xiàn)主體人員。所謂表現(xiàn)主體人員，是說他們在整個活動的進(jìn)程中具有一定的表演、展示、發(fā)言等行為的人員。這種稱謂主要是為了有別于活動主體人員，因為很多時候的活動主體人員主要是觀眾，但是觀眾這一塊必須單獨(dú)管理。
④舞臺/燈光/音響制作方：主要包括舞臺的搭建、燈光的安裝、音響的調(diào)試等幾個方面的工作人員。
⑤嘉賓/觀眾方：主要包括到場的領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓、評委、觀眾等幾方面的人員。對于某些大型的活動，因為參與嘉賓人數(shù)眾多，且與之相關(guān)的活動頻繁時，也可以把嘉賓和觀眾方分開進(jìn)行管理。
⑥媒體記者方：主要包括活動邀請的媒體和主動前來采訪的媒體。因為每次活動都會產(chǎn)生一定的社會效應(yīng)，而且很多公關(guān)活動的最終目的就是增加宣傳力度、擴(kuò)大影響力，媒體的參與對于整個活動的效益評估具有很大的參考價值。所以對于媒體方的管理也就理所當(dāng)然的獨(dú)立為面了。
有時候，某些大型活動的每一項都可能會有很多事務(wù)，例如一場大型的演出在演員方面，可能在道具、演員食宿、后臺設(shè)備等方面都有很多事情要做，那么這個時候可以在角色劃分的基礎(chǔ)上，再對各項事務(wù)進(jìn)行進(jìn)一步的細(xì)分。
總之，在角色的劃分上應(yīng)該充分考慮到具體活動的實(shí)際情況，根據(jù)實(shí)際情況來決定劃分的具體內(nèi)容才能取到事半功倍的效果。
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文章摘要
由于活動現(xiàn)場的參與人員數(shù)量大、事物繁雜，如何控制好現(xiàn)場的各項工作，保證活動的順利進(jìn)行，對于活動的管理者來說是一個極大的挑戰(zhàn)。為了提高活動實(shí)施階段的管理效率，應(yīng)該實(shí)...